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El camino hacia la certificación

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Certification by DNV GL
La certificación según los requisitos de una norma o estándar es el resultado satisfactorio de una evaluación realizada por una tercera parte independiente, como DNV GL Business Assurance.

Se trate de la certificación de un sistema de gestión, de un producto o de un proyecto, se trata de la evidencia para los clientes de que se satisfacen las exigencias de ciertas normas o estándares nacionales e internacionales. Pero... ¿Por dónde empezar?

Para describir el camino que conduce a obtener la certificación, presentamos a continuación como ejemplo la certificación de un sistema de gestión. 

¿Cómo prepararse para obtener la Certificación?

Una vez decidido el sistema de gestión que se requiere, se recomienda tener en cuenta otros aspectos, aparentemente irrelevantes, pero que pueden facilitar el desarrollo de la implementación del sistema de gestión. 

• Adoptar una actitud correcta. 

• Asegurar una comprensión total de los principios y requisitos que se establecen en la norma, utilizándola como guía para definir el sistema de gestión. 

• Conocer qué implicaciones y el impacto tiene para la empresa la aplicación de la norma.

• Utilizar la norma como herramienta de mejora continua. 

• Comprender los riesgos y los procesos que afectan a la capacidad de su empresa para llevar a cabo su estrategia de negocio.

• Seleccionar su organismo de certificación con sumo cuidado. 

Pasos a seguir 

A continuación encontrará 10 pasos generales que conducen a la certificación: 

1. Conseguir la norma 

Conseguir la norma y leerla para familiarizarse con los requisitos y determinar si tiene sentido que la empresa obtenga la certificación bajo este estándar.

2. Revisar la literatura y el software 

Existe gran cantidad de información publicada que ayuda a entender la norma y a saber cómo implementarla correctamente. Obsérvese también que para algunas normas existen directrices desarrolladas acerca de cómo implementar los requisitos dentro de una organización (por ejemplo, ISO/TS 9002 para ISO 9001 e ISO 14004 para ISO 14001). Utilice algún tiempo para investigar lo que está disponible e identificar qué podría ser de apoyo para su proceso de implementación. 

3. Formar un equipo y definir su estrategia 

La adopción de un sistema de gestión debe ser una decisión estratégica que implique a toda la organización. Es esencial que la Dirección de la empresa esté involucrada en el proceso de decisión y creación ya que en sus manos está el decidir la estrategia de negocio que un sistema de gestión eficiente deberá sostener. Además usted necesitará de un equipo dedicado a desarrollar e implementar el sistema de gestión.

4. Determinar las necesidades de capacitación. 

Los miembros del equipo responsable de implementar y mantener el sistema de gestión deben conocer todos los detalles de la norma aplicable. Existe una amplia gama de cursos, talleres y seminarios destinados a satisfacer esas necesidades. DNV GL Business Assurance ofrece numerosos cursos de capacitación en todo el mundo. Contacte a su oficina local de DNV GL Business Assurance para más información. 

5. Valorar la colaboración de un consultor 

Los consultores independientes pueden ayudar a definir una estrategia de implementación que sea factible, realista y económica. 

6. Desarrollar la documentación del sistema de gestión 

Decida una plataforma adecuada para su documentación del sistema de gestión (por ejemplo, un software específico, basado en el mapa de procesos o en SharePoint). La plataforma adecuada es importante para garantizar una gestión, comunicación e implementación eficaces de su sistema de gestión. Su sistema de gestión debe describir las políticas y las operaciones de la empresa. La documentación incluye los procesos relevantes y otra información documentada necesaria para ayudarle a cumplir con los resultados previstos y los requisitos de la norma aplicable. 

7. Determinar, administrar y documentar sus procesos 

Un paso importante en el establecimiento de su sistema de gestión es determinar los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con su dirección estratégica, sus políticas y objetivos. Estos procesos deben abarcar áreas tales como:

- Comprensión de los productos y servicios (procesos operativos);

- Satisfacer las necesidades y expectativas relevantes de los clientes y otras partes interesadas;

- Procesos de gestión, incluyendo medición, análisis, mejora e innovación.   

8. Implementar el sistema de gestión 

La comunicación y la capacitación son dos factores clave para una correcta implementación de la norma. Durante la fase de implementación, la organización estará trabajando según los procesos establecidos y sus criterios  para documentar y demostrar la eficacia del sistema de gestión. 

9. Considerar la posibilidad de una pre-auditoría 

Existe la posibilidad de optar por una evaluación preliminar o diagnóstico del sistema de gestión por parte de un organismo de certificación. El propósito es detectar áreas de no-conformidad o debilidades y permitir corregirlos antes de comenzar el proceso de certificación. Decir que un área presenta una no-conformidad, significa que cierta parte del sistema de gestión no cumple con los requisitos de la norma. 

10. Seleccione el organismo de certificación 

El vínculo con la entidad de certificación se mantendrá durante años ya que la certificación requiere de un mantenimiento periódico. Para contar con un sistema de gestión eficiente es esencial contemplar un modelo de mejora continua. DNV GL  Business Assurance le ayudará a obtener el máximo valor de su proceso de certificación, evaluando para ello los puntos fuertes y las oportunidades de mejora. Esto significa un mayor conocimiento para la Dirección, sobre la capacidad que tiene la organización para lograr sus objetivos estratégicos. 

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